Ce que les experts-comptables et leurs clients doivent savoir sur la facture électronique

Le quotidien des experts-comptables est constitué de multiples tâches. Il faut analyser, traiter, classer et archiver une pile de factures papier. Chronophage et éreintant, ce processus manuel consomme assez de ressources financières et présente de nombreux inconvénients (erreurs, lenteur de traitement…). Elle freine la productivité de ces professionnels et de leurs cabinets sans créer de valeur pour leurs clients. Depuis 2020, il existe en France la facturation électronique ou e-invoicing, une procédure qui entraîne des réductions de coûts de 60 à 80 % dans la plupart des cas. Voyons les avantages et le calendrier de mise en œuvre de cet outil dématérialisé.

Le calendrier de mise en œuvre de la facture électronique

Quelle que soit la taille d’une entreprise, elle a l’obligation d’éditer des factures électroniques ou e-factures pour des contrats conclus avec des entités appartenant au secteur public (État, collectivités territoriales et établissements publics). Cette réforme est entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2020, mais sa mise en œuvre s’étendra de façon progressive jusqu’en 2026-2027 en fonction de la taille des organisations.

Le passage à la facturation électronique concernera toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA et se fera à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes structures et les établissements de taille intermédiaire. Quant aux petites, moyennes entreprises et microentreprises, elles devront toutes se conformer à la loi à partir du 1er septembre 2027. Le texte allonge toutefois d’un trimestre ces délais légaux afin d’assurer un déploiement fiabilisé.

Les chefs d’entreprise doivent adapter leur établissement pour être en règle vis-à-vis de la loi. Qu’ils soient soyez en phase de création d’entreprise ou déjà établi, ils ont besoin de maîtriser toutes les clés de cette réforme et de connaître ses impacts sur leurs activités. Pour cela, le recours aux services d’un cabinet d’experts-comptables comme AGC2V-Expertise est tout indiqué. Ces professionnels qualifiés permettent aux organisations d’avoir des informations fiables sur l’e-invoicing tout en proposant des solutions concrètes pour réussir le passage à la dématérialisation. Ils se chargent également d’informer, de conseiller et d’accompagner les clients vers la facturation électronique.

Gardez toutefois à l’esprit qu’il existe une grande différence entre une facture électronique et une facture numérique. Pour obtenir cette dernière, il suffit de scanner une facture papier. Cela permet d’avoir une version numérique que l’on peut stocker dans un appareil (pc, tablette…) ou en ligne ou encore transmettre par mail. Dans ce cas, en cas de contrôle, c’est la version papier qui fait loi. Or, avec l’e-facture, tout le processus est entièrement digitalisé : de la création du fichier à l’envoi en passant par l’archivage. Pour être légal, un document dématérialisé doit comporter des données structurées et être transmis à son destinataire par l’intermédiaire d’une plateforme officielle.

Quels sont les avantages de la facture électronique pour les experts-comptables et leurs clients ?

L’adoption de la facture électronique offre de nombreux avantages aux experts-comptables et à leurs clients. Elle permet notamment :

• d’avoir une meilleure traçabilité,
• de réduire significativement les coûts liés aux factures,
• d’augmenter la productivité,
• de fluidifier les échanges.

En qualité de conseillers, les experts-comptables doivent eux-mêmes adopter de bonnes pratiques en privilégiant des solutions digitales et en abandonnant le papier. Un cabinet qui s’adapte aux nouvelles habitudes véhicule une bonne image de marque. Quid des avantages qu’offre l’e-facture ?

Avoir une meilleure traçabilité

La dématérialisation des factures garantit la fiabilité et l’authenticité des documents. Elle permet d’éviter les erreurs liées à l’intervention humaine, comme le vol, la perte ou la détérioration de factures papier. Elle offre un meilleur suivi des échéances et permet de profiter d’un stockage sécurisé et illimité.

Réduire significativement les coûts liés aux factures

On estime que le coût de traitement (saisie, validation, paiement, archivage) d’une facture papier est compris entre 14 et 20 euros. Or, celui d’une e-facture n’est que de 4 euros. Par conséquent, la dématérialisation permet aux organisations de s’affranchir du papier.

Augmenter la productivité

Saviez-vous que la dématérialisation des factures offre une réduction du temps de traitement de 75 % ? Elle permet de supprimer certaines étapes chronophages comme le tri du courrier, la saisie ou le contrôle. Cela booste la productivité d’environ 30 % et réduit de 12 % les retards de paiement.

Fluidifier les échanges entre les experts-comptables et leurs clients

Très souvent, des clients refusent de payer ou ne paient pas à temps en prétextant n’avoir jamais reçu de facture. Comment prouver alors à ceux-ci qu’ils ont bel et bien reçu vos documents ? Grâce à la dématérialisation, les experts-comptables sont notifiés du bon dépôt des factures chez les clients. Toute facture refusée peut être retransmise assez vite pour ne retarder le paiement.

Les implications légales de cette transition

L’e-facture a été mis en place pour fluidifier les échanges entre entreprises et lutter contre la fraude à la TVA, entre autres. Chaque année, on estime à 10 milliards d’euros le manque à gagner pour l’État. Toutefois, pour qu’une facture soit considérée comme électronique, elle doit être lisible et authentique. C’est-à-dire que, non seulement, les informations contenues dans le document doivent être facilement compréhensibles, mais l’émetteur doit aussi être identifiable.

Pour transmettre des factures électroniques, deux options s’offrent aux entreprises. La première est Chorus Pro, le portail public de facturation qui ne prend en compte que 3 formats de documents (UBL, C2I et Facture X). Il existe également des plateformes privées immatriculées par l’administration fiscale.

Expert-comptable, comment accompagner vos clients dans cette transition ?

Le passage à l’e-facture est inévitable. Cela va entraîner des bouleversements que de nombreuses organisations redoutent. En tant que conseillers, les experts-comptables se doivent alors d’accompagner les clients dans ce processus de changement. Vous devez réaliser des campagnes de sensibilisation pour expliquer tous les changements qui interviendront avec la réforme. La deuxième étape consistera à présenter aux clients les avantages que présente l’automatisation pour eux. Par exemple, la facturation électronique permet aux clients d’effectuer les paiements en ligne en évitant les erreurs, de consulter leurs factures en ligne quand ils le souhaitent et d’éviter les litiges.

Enfin, n’oubliez surtout pas de recueillir les premières impressions pour faire des ajustements nécessaires. La transition n’en sera que plus simple si vos clients sont bien assistés et soutenus.