Les impacts de la dématérialisation des factures sur la relation client
En application de l’article 153 de la loi des Finances 2020, la dématérialisation des factures sera progressivement imposée aux entreprises françaises dès 2024. Les firmes non digitalisées quelle que soit leur taille doivent alors relever ce défi en adaptant leurs systèmes d’informations et process métiers. Au-delà de son aspect obligatoire, la dématérialisation des factures aura des impacts considérables sur la relation client.
L’impact de la dématérialisation des factures sur la satisfaction de vos clients
La dématérialisation des factures clients est un processus qui permet de transformer les documents papier en données électroniques. Ce remplacement du support physique par un support numérique a l’avantage de faciliter la gestion, le stockage et la consultation des informations. Les clients recevant des factures électroniques pourront les conserver plus durablement que les documents papier.
Le processus de dématérialisation peut être mis en place avec plusieurs outils comme ce logiciel GED Zeendoc en tenant compte des contraintes physiques, financières et juridiques qui s’appliquent. Les bénéfices du passage à la facturation électronique ne s’arrêtent pas à l’optimisation des coûts et des processus. La dématérialisation est portée par la recherche d’une nouvelle proposition de valeur dans la relation client par les entreprises.
Elle constitue un véritable atout pour développer des relations plus partenariales avec vos clients et partenaires. Les nouvelles technologies utilisées dans ce cadre favorisent l’émergence de plateformes collaboratives et des portails en ligne.
Ces dispositifs vous faciliteront la tâche pour mettre les factures dématérialisées au format EDI ou PDF signées et intégrant des pièces justificatives à la disposition des clients. Ceux-ci n’auront plus besoin de scanner ou de saisir les factures reçues, elles sont accessibles partout et à tout moment en ligne.
Améliorez l’efficacité de votre service client grâce à la facturation électronique
Pour réussir votre processus de dématérialisation de factures, vous devez tenir compte des besoins de vos parties prenantes, notamment des fournisseurs et des clients. En fonction de leurs attentes, vous pouvez leur envoyer des factures sous format dématérialisé par le canal le plus adapté. L’émission des documents via une plateforme collaborative ou un portail fournisseur est un service à valeur ajoutée.
Le récepteur a l’assurance que les informations sont protégées et reçoit une notification par email pour chaque action réalisée. Il a un espace privé qui lui est dédié et dans lequel se trouvent l’ensemble des factures le concernant, l’état des règlements et les échanges avec le fournisseur. La dématérialisation des factures peut aussi constituer une grande étape vers la digitalisation de tout un processus dans votre entreprise.
Selon les plateformes utilisées, vous pouvez réaliser l’envoi de devis ou de bons de commande dématérialisés à vos clients. Ils peuvent les commenter, accepter et y apposer une signature électronique à valeur légale directement sur la plateforme pour gagner en temps et en coût. L’ensemble de ces paramètres permet d’améliorer l’efficacité du service client et participe à la satisfaction des partenaires. Les risques d’erreurs sont limités et le processus de traitement des commandes accéléré.
Identifiez les défis de la transition vers la facturation électronique pour vos clients
Pour réussir la transaction vers la facturation électronique, vous devez anticiper les changements à venir et vous préparer dès maintenant. Les opportunités offertes par la dématérialisation peuvent servir à optimiser la gestion de l’entreprise et développer votre activité. Puisque sa mise en place impliquera un changement organisationnel au sein de la firme, encouragez les collaborateurs et les clients dans cette transition.
Après avoir pris en compte les attentes de vos clients et partenaires, vous devez désigner un chef projet pour s’occuper du pilotage du processus. Il s’assurera de la coordination entre les acteurs internes et ceux externes comme le fournisseur du logiciel, l’administration fiscale et les clients. Vous devez également définir un planning qui indique les différentes étapes du projet, les indicateurs de suivi et les délais à respecter pour chacune d’elles.
L’autre élément important est d’élaborer un plan de communication pour informer les clients sur les enjeux, les bénéfices et les modalités de la facturation électronique. Ils doivent être prévenus du changement et obtenir les explications sur la manière de recevoir ou d’envoyer des factures dématérialisées ou utiliser d’autres services. Un accompagnement personnalisé et un support technique sont requis en plus des sessions de formation au logiciel de formation et aux nouvelles procédures.
Évaluez les retours de vos clients : comment la dématérialisation modifie-t-elle leurs attentes ?
L’un des enjeux principaux de la dématérialisation des factures est la facilité pour les entreprises de prendre en compte les retours clients. Ces derniers, le plus souvent formulés sous forme de commentaires, fournissent des informations précieuses sur les attentes des clients et vous aident à prendre des décisions éclairées. Ils constituent un moyen efficace pour mesurer la satisfaction de la cible vis-à-vis de la solution de dématérialisation proposée et identifier les domaines à améliorer.
Les retours clients sont un outil qui peut stimuler la croissance de votre entreprise et améliorer la fidélité de vos partenaires. Leur prise en compte permet de bâtir une solide réputation de marque. Vous devez vous intéresser aux services complémentaires que vos clients souhaitent avoir sur la plateforme de facturation et les paramètres à régler pour leur simplifier l’utilisation. C’est la meilleure manière de savoir à quelle hauteur leurs attentes sont comblées et connaître leurs nouveaux besoins.
Assurez la sécurité des données de vos clients dans le cadre de la facturation électronique
Pour passer à la facturation électronique, vous devez choisir une plateforme de dématérialisation qui offre un panel de services de base et complémentaires tout en assurant une parfaite sécurité des données. Elle doit garantir la confidentialité, l’intégration et l’authenticité des transactions ainsi que des échanges avec les clients. Il en est de même pour la sauvegarde et la restauration des données en cas de problème technique comme les incidents.
La facturation électronique repose sur un cadre réglementaire qui définit les conditions de validité et de sécurité des factures numériques. Celui-ci stipule que les données sont traçables par les autorités compétentes et les plateformes doivent assurer l’interopérabilité entre les systèmes d’information des émetteurs et des destinataires. Pour être valide, une facture dématérialisée doit respecter les mêmes règles que les documents papier.
Parmi les mentions obligatoires requises par l’administration figurent :
- le numéro et la date de la facture,
- le détail des produits ou services vendus,
- les conditions de paiement, etc.
L’ensemble de ces informations ne peut être partagé qu’avec les clients, le service comptable et l’administration fiscale pour assurer la confidentialité et la sécurité.