Comment trouver le lieu idéal pour un événement professionnel ?

Séminaires scientifiques, congrès, conférences, réunions statutaires…, les événements professionnels sont d’une grande importance au sein d’une entreprise. Pour leur réussite, ils doivent être pensés dans les moindres détails. En cela, faire correspondre le lieu à l’événement représente un enjeu important pour marquer l’esprit des participants.

En effet, le choix du lieu événementiel est d’une importance capitale, car il définit l’âme et la dynamique que vous souhaitez insuffler à votre événement. L’ultime question reste cependant comment choisir le lieu idéal pour un événement professionnel.

À sa réponse, plusieurs éléments se doivent d’être pris en compte. On vous propose de découvrir dans cet article quelques astuces pour bien choisir le lieu de votre événement professionnel.

Déterminer l’objectif de votre événement professionnel

C’est la toute première chose auquel vous devez penser. En effet, vous ne pouvez guère avancer si vous ne connaissez pas votre direction. Cela étant, vous devez vous poser la question de savoir quel est le but de votre événement professionnel. De cette réponse dépendra en grande partie le choix de votre lieu d’événement.

Que vous souhaitiez renforcer les valeurs de votre entreprise, renforcer la cohésion au sein de votre équipe ou former sur de nouvelles procédures, il est important que le choix du lieu s’adapte au contexte de l’événement. Ceci reste très déterminant pour marquer les esprits des participants et surtout pour faire passer votre message.

Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour choisir le lieu qui s’accorde parfaitement à votre événement, sachez que vous pouvez confier cette tâche à une plateforme spécialisée à l’exemple de Kactus. Celle-ci référence de nombreuses salles de conférence et lieux d’événement professionnel. En seulement quelques clics, vous trouverez l’endroit qui s’harmonise au contexte de votre événement.

Définir le nombre et le profil des participants

L’événement que vous organisez doit plaire à tous vos collaborateurs et invités de tout bord. À cet effet, vous devez rester attentif aux besoins respectifs des participants en tenant compte de leur centre d’intérêt. Pour ce faire, il est important de connaître à l’avance leur nombre.

Aussi, il est d’une grande nécessité que le lieu soit adapté à la qualité de personne que vous avez conviée à votre événement. Le lieu choisi pour un séminaire des dirigeants n’est pas forcément celui qui serait adapté à une rencontre avec les clients. De même, le groupe d’âge des participants peut faire basculer aussi le choix du lieu de votre événement.

Définir le budget et la durée de votre événement

Le budget est l’élément clé de toute organisation. C’est sur lui que tout se joue. En effet, le choix de votre lieu est intrinsèque au budget réservé pour le lieu de l’événement. Avec un budget conséquent, on peut se permettre de choisir toutes sortes de lieux insolites, mais aussi de rechercher un certain standing.

Par contre, avec un budget réduit, vous aurez sans doute les mains liées. C’est pour cela que vous devez prendre connaissance des fonds disponibles à l’avance afin d’affiner vos recherches. Pour donc trouver des lieux qui respectent les fourchettes de vos prix, les plateformes de référencement des lieux événementiels constituent des mines d’or.

Que vous organisiez votre événement en Normandie, à Paris ou à Montpellier, vous trouverez sur ces plateformes un cadre qui répond en tout point à votre budget. Par ailleurs, la durée de votre événement doit être bien définie pour vous permettre de déterminer combien de jours et de nuitée seront nécessaires pour votre événement.

Aussi, prévoyez vos recherches à l’avance pour ne pas vous faire surprendre au dernier moment.

Choisir un lieu d’événement équipé et facile d’accès

Inutile de rappeler que le lieu de votre événement doit pouvoir contenir le nombre de participants conviés à votre rencontre. Cependant, l’autre aspect à ne pas négliger est la logistique des lieux. Tout part d’abord de la configuration de votre salle de réunion. Plan de forme en U, style de salle de classe ?

Le tout dépend des objectifs que poursuivent votre événement et des activités que vous pensez y mener. Il est primordial que chaque participant y trouve un confort maximal du début jusqu’à la fin de la rencontre.

En dépit de l’organisation de la salle, les besoins techniques ne sont pas à négliger. Le mieux serait d’avoir une salle entièrement équipée ou disposant au moins du matériel de base comme : un vidéoprojecteur, un écran de projection, une sonorisation, un flipchart, des micros, etc.  Aussi, il est conseillé de choisir un lieu qui a assez d’espace pour assurer le stationnement. Faute de quoi, le lieu doit offrir des solutions alternatives.