La gestion documentaire comme enjeu de performance
Le flux d’informations géré en entreprise augmente chaque jour de manière colossale. Il se pose alors très vite la question du bon traitement de l’information et même et de sa prise en compte. Cela présente le défi de la bonne gestion documentaire dans les entreprises. Que comprendre réellement de l’enjeu de la gestion documentaire en entreprise ? Quelle solution utiliser ? Nous vous invitons à en savoir plus dans cet article.
Quelles sont les problématiques liées à la gestion documentaire ?
L’Association Informatique et Management (AIM) rapporte qu’un employé passe 450 minutes, soit 7 h 30 min, en moyenne par semaine dans la recherche infructueuse de documents. Du temps irrécupérable est ainsi perdu. Pour conséquence, de l’argent est perdu et les performances ainsi que l’efficacité de l’entreprise sont considérablement baissées. Ainsi, pour gagner en performance, il faut commencer par maîtriser sa gestion documentaire.
Les organisations et sociétés rencontrent encore aujourd’hui de nombreux problèmes pour la gestion de leurs documents. Les difficultés rencontrées couramment sont les suivantes :
- L’absence de serveur de fichiers performant : chacun se débrouille comme il peut pour gérer les documents ;
- La pluralité des ressources documentaires : plus il en existe, plus il est difficile de bien les gérer ;
- La présence de données sensibles chez un seul employé : une seule sauvegarde existante donc risque de perdre à jamais les documents ;
- Le non-enregistrement des documents à gérer : que ce soit manuellement ou électroniquement. Cet état de choses montre que l’entreprise n’a aucun contrôle.
Face à ce problème, il est impératif de comprendre l’urgence d’appliquer de bonnes solutions.
Que faire pour une bonne gestion documentaire ?
La gestion documentaire, comme vous pouvez le voir avec ELO Digital Office, c’est l’art de gérer les documents d’une entreprise en les classant et en les organisant. A quoi ressemble une bonne gestion documentaire et comment y arriver ?
Caractéristiques d’une bonne gestion documentaire
La bonne gestion documentaire se reconnait à des traits spécifiques. On parle de bonne gestion documentaire en présence des caractéristiques suivantes :
- la centralisation et l’uniformisation de l’information ;
- la traçabilité de l’information ;
- la présence d’un bon plan de classement ;
- la garantie de la pérennité d’accès à l’information ;
- la facilitation de l’accès à l’information.
Ainsi, pour arriver à une bonne gestion documentaire, il faut pouvoir trouver la solution qui présente ces caractéristiques.
Des solutions pratiques pour la bonne gestion documentaire
Pour parvenir à une bonne gestion documentaire dans son entreprise, il faut appliquer une solution de Gestion Electronique des Documents (GED). C’est une solution de gestion de document qui regroupe toutes les techniques de gestion documentaire.
Dans la pratique, il est bien de trouver un logiciel de GED pour chaque compartiment de son entreprise. Par exemple, vous pouvez choisir une solution pour la gestion des notes de frais dans votre entreprise. Il est aussi possible de trouver pour toute son entreprise de grands logiciels performants.
Comment choisir la solution adaptée pour son entreprise ?
Pour appliquer la bonne solution à son entreprise, il faut d’abord cerner les besoins réels de son entreprise. Ensuite, il faut comparer les solutions existantes sur le marché et choisir la mieux adaptée à son entreprise.