Un logiciel de gestion des ressources humaines automatise d’abord les tâches répétitives qui passent de main en main : les demandes de congés, le pointage des heures, la collecte des variables de paie, les notes de frais, les formalités d’embauche et la remise des bulletins. Le point commun de ces six tâches est la ressaisie : une même information tapée deux ou trois fois par des personnes différentes. En supprimant ces étapes, vous réduisez les erreurs de paie et libérez du temps pour les managers comme pour le service RH.
Les demandes de congés et d’absences
C’est souvent la première tâche que les PME confient à un outil, car elle touche tout le monde. Une plateforme comme Staff & Go, conçue pour piloter les ressources humaines de l’entreprise, regroupe la demande, la validation et la transmission à la paie dans un seul circuit.
Par mail, la demande validée par le manager est recopiée dans le tableau du service RH, puis ressaisie dans le logiciel de paie : deux ressaisies pour une seule absence. Le schéma de cette section compare ce circuit avec celui d’un logiciel RH.
Ce qui change pour le salarié
Le salarié consulte son solde en temps réel depuis son mobile et peut simuler ses congés futurs avant d’envoyer sa demande. Il n’a plus à écrire au service RH pour connaître ses jours restants. La réponse, acceptée ou refusée, lui est notifiée directement.
Ce qui change pour le manager et la paie
Le manager reçoit la demande instantanément et la valide en un clic, avec le planning d’absences de son équipe sous les yeux. Une fois approuvée, l’absence part vers le logiciel de paie sans saisie supplémentaire. Le service RH n’a plus de tableau à tenir à jour en parallèle.
Le pointage et le calcul des heures supplémentaires
Si vos feuilles d’heures vivent encore sur un tableur, vous connaissez leurs deux défauts : les oublis de saisie et les erreurs de formule sur les heures supplémentaires. Avec un module de gestion des temps, vos salariés saisissent leurs heures ou badgent, virtuellement ou sur une badgeuse physique, et votre manager valide la feuille depuis son téléphone. Les heures supplémentaires se calculent automatiquement avant d’être intégrées à la paie.
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Cette automatisation sert aussi la conformité. L’article D3171-16 du Code du travail impose de tenir à la disposition de l’inspection du travail, pendant un an, les documents qui permettent de compter les heures accomplies par chaque salarié. Un historique horodaté et archivé répond à cette obligation sans classeur papier.
La collecte des variables de paie
Primes, heures supplémentaires, absences, titres-restaurant : ces éléments variables changent chaque mois et arrivent souvent par mail, au dernier moment. Chaque transmission manuelle ajoute un risque d’oubli sur le bulletin de vos salariés.
Une prime saisie là où elle est décidée
Le manager qui accorde une prime peut la saisir depuis son mobile au moment où il la décide. L’information ne dépend plus d’un message à ne pas oublier avant la clôture.
Un contrôle avant la clôture
Chaque variable est contrôlée puis intégrée au logiciel de paie lors de la clôture, et l’historique reste consultable. En cas de doute sur un montant, vous retrouvez qui l’a saisi et quand.
Les notes de frais et leurs justificatifs
Un ticket de restaurant perdu au fond d’une poche, c’est un remboursement retardé et une relance de plus. Dans un outil RH, vos salariés photographient leur justificatif depuis l’application mobile et regroupent jusqu’à 20 dépenses dans une même note. Les règles de validation et de remboursement se paramètrent selon votre politique de frais.
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Une fois validées, les notes de frais sont transmises à la paie et archivées pendant 10 ans avec une valeur probante. Vous n’avez plus à conserver les tickets papier dans un classeur.
L’embauche, de la DPAE au contrat signé
Une embauche génère une série de démarches administratives à enchaîner dans le bon ordre. Voici celles qu’un logiciel RH prend en charge de bout en bout :
- la collecte des justificatifs du candidat, déposés directement sur la plateforme d’onboarding ;
- la déclaration préalable à l’embauche, qui se fait par voie électronique selon l’article R1221-5 du Code du travail, avec un accusé de réception archivé automatiquement ;
- le contrat de travail prérempli à partir de vos modèles, à compléter avec le salaire et la classification ;
- la signature électronique du contrat et des avenants, puis leur archivage dans le dossier du salarié ;
- les tâches d’arrivée assignées aux bonnes personnes : matériel, visite médicale, entretien de fin de période d’essai.
Le candidat saisit lui-même ses informations, une seule fois. Vous gardez la main sur les données liées au poste.
La remise et l’archivage des bulletins de paie
Imprimer, mettre sous pli et poster vos bulletins chaque mois vous prend du temps et coûte en affranchissement. L’article L3243-2 du Code du travail autorise la remise du bulletin sous forme électronique, sauf opposition du salarié. Le coffre-fort numérique de l’outil RH reçoit alors chaque bulletin, ainsi que les contrats et le règlement intérieur.
Un employeur qui dématérialise ses bulletins doit garantir au salarié l'accès à ses fiches de paie électroniques, par exemple pendant cinquante ans (article D3243-8 du Code du travail).
Le temps libéré sur ces six tâches se réinvestit dans le travail d’équipe. Pour en tirer parti, appuyez-vous sur les méthodes qui permettent de favoriser la collaboration interne entre les services.