Quels sont les avantages du procure-to-pay pour les entreprises ?

Au sein d’une entreprise, la Direction des Achats joue un rôle prépondérant. Elle a pour missions premières de déterminer et de mettre en œuvre les meilleures stratégies techniques et commerciales au profit des sociétés. Ce qui implique une innovation permanente ; chose peu aisée dans les entreprises modernes au rythme de fonctionnement effréné. Dans ces conditions, le ‘’Procure-to-pay’’ se révèle comme une solution opportune. De quoi s’agit-il et quels sont les avantages de cette solution ? Découvrez dans cet article les principaux bénéfices liés à la mise en place du ‘’Procure-to-pay’’ dans une entreprise.

L’optimisation des processus d’achat

Le procure-to-pay (P2P) représente une solution permettant aux entreprises de digitaliser leurs processus d’achat. Encore connu sous les dénominations de ‘’Purchase-to-pay’’ ou encore eProcurement, le procure to pay désigne le flux d’activités d’une entreprise, entièrement ou partiellement rationnalisé. Il revient en effet aux entreprises de déterminer les étapes du processus d’achat devant être digitalisées et celles que ne le seront pas. Toutefois, trois étapes s’avèrent incontournables pour la mise en place de cette solution : la demande d’achat auprès des fournisseurs, l’approvisionnement et le paiement de la facture.

L’optimisation constitue le premier avantage lié à l’implantation de ce système. Au moyen de cette solution, le cycle de vie des achats dans une entreprise devient automatisé et par conséquent plus véloce. Il en résulte pour l’entreprise une augmentation de sa productivité. En effet, l’optimisation du workflow réduit considérablement la durée du traitement de chaque étape du cycle de vie des achats, en particulier celle du traitement manuel des factures qui se révèle au passage une tâche longue et harassante.

Une organisation efficiente du travail

La dématérialisation totale ou partielle des processus d’achat d’une entreprise permet à cette dernière d’occuper plus utilement ses masses laborieuses, notamment les employés de la Direction des Achats. Le traitement manuel des factures étant une activité chronophage, son allègement participe à libérer du temps et de la main-d’œuvre pour effectuer d’autres tâches plus importantes au sein de l’entreprise. De même, le paiement en procure to pay contribue à promouvoir l’innovation et l’inventivité au sein des travailleurs d’une société. Il booste la transformation digitale de l’entreprise et favorise une meilleure collaboration entre toutes les unités qui la composent.

La diminution des risques

Les erreurs humaines sont monnaie courante et une petite faute d’inattention peut parfois occasionner des dépenses importantes pour la réparation. La digitalisation des processus P2P a pour avantage d’éviter au maximum les erreurs liées à l’émission des factures et de réduire leur durée de traitement. De plus, cette solution contribue à l’accélération des procédés et à la réduction des délais de paiement des fournisseurs.

La réduction des coûts

Elle apparait comme une conséquence naturelle de tous les bénéfices préalablement présentés. D’abord, l’optimisation des processus d’achat et la surcote de la productivité qui s’ensuit permettent aux entreprises d’enregistrer des revenus plus importants. De même, l’accélération du rythme de traitement des commandes se révèle utile pour en recevoir davantage. Plus important encore, la diminution considérable des inexactitudes sur les factures renferme un bénéfice certain pour les sociétés. Ces dernières engagent désormais moins de frais pour les modifications de ces erreurs ; sans compter les économies substantielles réalisées sur l’approvisionnement en papier.

Une visibilité accrue

L’automatisation des processus P2P favorise une plus grande visibilité des achats, aussi bien à l’avantage des entreprises, des clients que des fournisseurs. Dans le premier cas, le procure-to-pay permet aux entreprises de disposer d’une vue d’ensemble sur les opérations d’achat : celles en cours de traitement et celles déjà traitées. En conséquent, il en résulte une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Ainsi, les entreprises parviennent à vérifier la conformité de leurs dépenses.

En ce qui concerne les clients, ceux-ci peuvent suivre le niveau de progression de leurs commandes et procéder plus aisément aux réclamations en cas de retard de livraison (ce qui est rare) ou de défaut de l’article réceptionné. Quant aux fournisseurs, cette solution favorise à leur niveau un meilleur suivi de l’évolution de leur paiement.

La digitalisation du cycle fournisseur

Les fournisseurs représentent un maillon indispensable d’une chaine d’achat. L’optimisation des processus a pour bénéfice de mieux gérer ces intervenants. Elle permet entre autres une meilleure sélection des fournisseurs et le maintien de bonnes relations avec ces derniers.

La sélection des fournisseurs

Leur sélection constitue donc une tâche de la plus grande importance. À cet effet, il revient aux agents de l’équipe d’approvisionnement d’une entreprise de procéder à une évaluation des besoins des différentes unités de la société ainsi que celle des ressources disponibles. Cette opération facilite la détermination des critères de choix du fournisseur approprié. La digitalisation de l’ensemble du processus d’achat permet de bénéficier d’offres variées parmi lesquelles choisir celle la plus avantageuse. De même, elle simplifie les négociations des conditions d’exécution et des tarifs des prestations, avant la signature du contrat.

L’amélioration des relations avec les fournisseurs

Le procure-to-pay favorise le développement de saines relations avec les fournisseurs d’une firme, et ce, pour plusieurs raisons. D’abord, l’utilisation de cette solution contribue à une bonne communication entre les responsables de la Direction des Achats et les fournisseurs sélectionnés. De même, elle permet d’éviter toute méprise sur les termes du contrat ou sur un bon de commande.

Une meilleure gestion des données

Les logiciels procure-to-pay offrent aux entreprises de disposer d’une interface pour mieux gérer leurs flux d’informations. Ainsi, les données relatives aux contrats ou aux fournisseurs sont archivées dans un espace virtuel sûr et accessible à tout moment. En outre, leur utilisation clarifie et simplifie la gestion des finances de l’entreprise. Certaines solutions sont dotées d’un tableau de bord intelligent pour effectuer une analyse et un suivi rigoureux des dépenses de l’entreprise.